مشاوره و کارشناسی خرید خودرو

جستجو میان مقالات اتولتو

راهنمای جامع اسناد معامله خودرو

آشنایی با اسناد خرید و فروش خودرو و روش صحیح انجام معامله، نکته های خاص تنظیم قولنامه، مراحل و مدارک مورد نیاز برای تعویض پلاک، سند زدن و ...

ویرایش: 19 آذر 1399

پس از انتخاب خودروی مناسب، در این مقاله قصد داریم به بررسی مباحث بسیار مهم و ضروری در هنگام معامله خودرو و مسائل نقل و انتقال (شامل تنظیم قولنامه، روند تعویض پلاک، نقل و انتقال وجه و موارد مرتبط به معامله خودرو در دفاتر اسناد رسمی) بپردازیم. لازم به ذکر است که تنظیم قولنامه و تمام موارد مربوط به آن، از مهمترین مباحث این مقاله به‌شمار می‌آیند؛ لذا در ابتدا در این بخش، تعریف مختصری از قولنامه (یا مبایعه نامه) ارائه می‌دهیم.

تعریف قولنامه: با ترکیب دو واژه‌ی «قول» و «نامه»، شامل نامه یا سندی است که توافق و تعهدات بین خریدار و فروشنده از ابتدا تا انتهای مراحل نقل و انتقال و پرداخت وجه در آن درج می‌شود. به‌ منظور درک بیشتر تعریف ارائه شده، به موارد زیر جهت آشنایی با قولنامه توجه فرمایید:

  • تعیین مبلغ بیعانه و مبلغ کل خرید خودرو
  • تعیین تاریخ مراجعه به دفترخانه جهت تنظیم وکالت نامه
  • تعیین تاریخ تعویض پلاک و مبلغ قابل پرداخت در مراکز تعویض پلاک
  • نحوه تنظیم سند قطعی
  • نحوه انتقال وجه (به‌صورت مستقیم یا به‌صورت چک)
  • تشریح شرایط خودرو در هنگام معامله

بنابراین بسیار ضروری است که تمام جزئیات فوق و موارد مشابه دیگر در قولنامه مکتوب و توسط طرفین و شاهدین معامله امضا شود تا فروشنده و خریدار نسبت به توافقات خود متحد باشند. چرا که نقل و انتقال خودرو یک مبحث کاملاً حقوقی بوده و در مواردی این احتمال وجود دارد که کلاهبرداری یا مشکلات دیگری رخ دهد و مسائل نقل و انتقال از حقوقی به کیفری تبدیل شوند. لذا تنظیم متن قولنامه ماشین با ذکر تمام جزئیات نیاز به دقت و توجه زیادی داشته و بسیار دارای اهمیت است.

خریدار محترم در صورتی که قولنامه، نحوه انتقال خودرو و وجه نقد را به درستی و با در نظر گرفتن تمام جوانب تعریف و تنظیم نماید، دیگر با عدول فروشنده از تعهدات خود نیز متضرر نمی شود زیرا خریدار می تواند بوسیله آن قولنامه، با مراجعه به شورای حل اختلاف و دادگاه های قضایی، مشکلات قضایی مربوطه را بدون ضرر و زیان برطرف سازد.

در واقع روند انتخاب خودروی مناسب از اولین مرحله تا مرحله خرید، پنجاه درصد اهمیت داشته و پنجاه درصد باقی مربوط به تنظیم یک متن قولنامه خودرو مناسب تا زمان دریافت کامل وجه نقد برای فروشنده و تعویض پلاک و تنظیم سند قطعی برای خریدار است.

تنظیم قولنامه فروش خودرو می‌تواند توسط هر یک از طرفین معامله یا کارشناسان متخصص و باتجربه صورت گیرد که کارشناس سلامت خودرو مجموعه اُتولِتو در این مسیر با آگاهی از تمام جزئیات یک قولنامه و تجربه کافی در این زمینه در کنار شما است.

برای تنظیم قولنامه، باید به موارد زیر توجه شود:

  1. حضور فروشنده حقیقی (که سند خودرو به نام ایشان است) به جهت امضای تعهدات مذکور در سند، الزامی است و در غیر اینصورت باید شخص دیگری که از طرف ایشان وکالت (معتبر و مورد تایید دفترخانه) دارد، حضور یابد.
  2. تمامی مدارک مورد نیاز برای نقل و انتقال باید به دقت بررسی و محرز شود و در صورت هر گونه کم و کاستی در مدارک، فروشنده محترم باید پیش از حضور در دفترخانه، به سرعت جهت تکمیل آن‌ها اقدام نماید.
  3. تعیین و پرداخت مبلغ بیعانه یکی دیگر از موارد مهم هر قولنامه محسوب می شود زیرا تا زمانی که وجه نقدی به عنوان پیش پرداخت به فروشنده پرداخت نشود، قولنامه‌ی مربوطه مشروع نبوده و اعتبار ندارد.
  4. مبلغ نهایی خودرو نیز بر اساس شیوه نقل و انتقال تعیین می‌شود که در ادامه مقاله بررسی خواهند شد.

 

انواع وکالت و بررسی آن‌ها

حضور فیزیکی فروشنده: نقل و انتقال با حضور فیزیکی فروشنده در مراکز تعویض پلاک و دفاتر اسناد رسمی برای تنظیم سند قطعی انجام می‌شود.

عدم حضور فیزیکی فروشنده: در این حالت بر طبق قانون، فروشنده می‌تواند به شخص دیگری وکالت دهد که در این صورت دو حالت وجود دارد؛

حالت اول: اگر فروشنده دو بار در دفترخانه حضور یابد ولی به مراکز تعویض پلاک مراجعه نکند. در این حالت فروشنده می‌تواند وکالتی با عنوان «وکالت کاری» یا «وکالت تعویض پلاک» به خریدار دهد  که در این صورت خریدار می‌تواند توسط این وکالت فقط جهت تعویض پلاک به مراکز تعویض پلاک مراجعه کند؛ اما پس از این مرحله به‌منظور تنظیم سند قطعی، حضور فروشنده در دفترخانه الزامی است. در این حالت نباید تسویه کامل انجام شود و باید مبلغی باقی بماند تا فروشنده متعهد شود که در مرحله بعدی سند قطعی را برای خریدار تنظیم کند.

حالت دوم: اگر فروشنده خودرو تنها یکبار جهت تنظیم وکالت نامه در دفترخانه حضور یابد. فروشنده در این حالت اختیار کامل تعویض پلاک و سند قطعی را توسط «وکالت فروش» یا «وکالت تام» به خریدار می‌دهد و فقط یک بار جهت تنظیم وکالت نامه به دفترخانه مراجعه می‌کند و مسائل مربوط به تسویه وجه را نیز انجام می‌دهد. در این نوع از وکالت، خریدار می‌تواند بدون حضور فروشنده، تعویض پلاک و تنظیم سند قطعی را انجام دهد. (این موضوع چرا فرد خریدار، از همان ابتدا وکالت فروش نمی‌دهد و وکالت کاری می‌دهد، جای بحث دارد!)

نکته: یکی از نکات قابل توجه این است که وکالت فروش، هزینه‌های مرتبط به نقل و انتقال را افزایش می‌دهد، لیکن در برخی از موارد فروشنده از همان ابتدای کار وکالت فروش به خریدار نمی‌دهد. بنابراین انتخاب نحوه وکالت بر اساس مصلحت طرفین معامله تعیین می‌شود.

پس از تعیین روش انتقال مالکیت یا وکالت، خریدار به همراه فروشنده (و یا بدون فروشنده به همراه وکالت نامه) به مراکز تعویض پلاک مراجعه می‌کنند. مراکز تعویض پلاک در تهران شامل خاوران، اتحاد (در شرق تهران)، الغدیر (در یافت آباد)، چیتگر (در کیلومتر ۱۰ یا ۱۱ جاده مخصوص - پارکینگ جمعه بازار چیتگر)، میثم (کیلومتر ۱۶ یا ۱۷ جاده مخصوص) می باشند. طرفین معامله پس از اتمام کار در مرکز تعویض پلاک و پرداخت وجه (اگر در متن قولنامه ماشین مبلغی جهت پرداخت در مراکز تعویض پلاک ذکر شده است)، برای تنظیم سند قطعی به همراه مدارک مورد نیاز به دفتر اسناد رسمی مراجعه می‌کنند و پس از آن اگر همچنان مبلغی جهت پرداخت باقی مانده باشد، در دفترخانه تسویه می‌کنند.

روند نقل و انتقال در اینجا به پایان می‌رسد و در ادامه مطلب با جزئیات بیشتری به بررسی مدارک ضروری معامله و همچنین تنظیم قولنامه می پردازیم.

 

مدارک مورد نیاز جهت دادوستد خودرو

به‌منظور تنظیم قولنامه فروش خودرو، در ابتدا باید تمامی مدارک مورد نیاز خودرو تکمیل و رؤیت شود که در این بخش از مقاله قصد داریم به معرفی و بررسی مدارک مورد نیاز جهت معامله خودرو بپردازیم.

برگ سبز خودرو

این سند که در گذشته با عنوان «شناسنامه خودرو» و در چند سال اخیر با عنوان «سند مالکیت خودرو» شناخته می‌شود، به‌عنوان مدارک درجه اول نقل و انتقال بسیار دارای اهمیت است. برگ سبز خودرو در واقع به منزله‌ی شناسنامه خودرو بوده که مورد تأیید نیروی انتظامی است. در بخش‌های اولیه این سند، مشخصات کامل خودرو (شامل مدل، تیپ، رنگ، شماره شاسی، شماره موتور و غیره) و مشخصات مالک خودرو (شامل نام، نام خانوادگی، نام پدر، شماره شناسنامه، کد ملی، آدرس و غیره) قید شده است.

در بخش بعدی برگه سبز، کادری با عنوان «توضیحات» موجود است که در این بخش توضیحات مرتبط به نقل و انتقال خودرو از ابتدای تولید تا آخرین سال (به‌عنوان مثال اگر اتاق خودرو تعویض شده باشد، اگر سه دانگ سند به نام یک نفر و سه دانگ دیگر به نام نفر دیگری باشد، اگر بلوک سیلندر خودرو به‌وسیله یک تعمیر اساسی تعویض شده باشد، اگر شماره شاسی یا شماره موتور توسط سارقین دستکوب شده باشد و به‌طور کلی حوادث غیرمترقبه‌ای برای خودرو رخ داده باشد) درج می‌شود. در بخش نهایی این برگه کادری برای درج مشخصات خریدار بعدی (از قبیل نام، نام خانوادگی، نام پدر، کد ملی و غیره) قرار دارد که این بخش در زمان تعویض پلاک تکمیل می‌شود.

 

برگه کارخانه

برگه کارخانه (یا برگه کمپانی یا فاکتور کارخانه) در واقع سند مالکیت و شناسنامه خودرو از نظر کارخانه‌ سازنده خودرو به‌شمار می‌آید که در این برگه، اصالت خودرو و مشخصات اولین دارنده خودرو از نظر کارخانه مشخص می‌شود. به طور معمول در بخش اول این برگه، مشخصات خودرو (از قبیل مدل خودرو، شماره شاسی و غیره) درج می‌شود. در بخش دوم، مشخصات اولین خریدار خودرو که خودرو را از کارخانه یا شرکت مربوطه تحویل گرفته است، درج می‌شود. در بخش سوم، بهای تمام شده‌ی ماشین متشکل از هزینه‌های ساخت، مالیات، عوارض، شماره گذاری، بیمه و غیره درج می‌شود. در بخش آخر این برگه نیز ممکن است امکاناتی که به خودرو افزوده شده (از قبیل ایربگ، هندزفری، بلوتوث و غیره) درج شود.

سند قطعی (بنچاق)

این برگه، سند مورد نیاز سوم (جهت وجوب و ضرورت قولنامه) از جانب دفتر اسناد رسمی محسوب می‌شود. زمانی که مالک اولیه خودرو (که برگه کمپانی به نام ایشان است) قصد فروش خودرو را به نفر دوم داشته باشد، دفترخانه به‌عنوان یک واسطه حقوقی و در واقع یک حاکم و شاهد بین خریدار و فروشنده عمل می‌کند. دفترخانه در این مرحله از معامله، مشخصات فروشنده، مشخصات خریدار، مشخصات خودرو و قیمت نهایی معامله را در این برگه درج می‌نماید و همچنین در بخش‌های بعدی نیز موضوعات مرتبط به نقل و انتقال خودروی مربوطه را مکتوب می‌کند. لازم به ذکر است که از مالک دوم خودرو به مالکین بعدی (مالک سوم، چهارم، پنجم و ...) هر بار برگه بنچاق جدید از دفترخانه صادر شده و به برگه‌های بنچاق قبلی افزوده می‌شود.

تعریف «تک برگ سند»

در بازار به حالتی که اسم فروشنده در برگ سبز خودرو و برگه کمپانی یکسان باشد، تک برگ سند گویند. اگر خودرویی تک برگ سند باشد، دیگر به برگه بنچاق نیازی نیست و برگه کمپانی کافی است. (در واقع در این حالت برگه بنچاقی وجود ندارد.) اما اگر خودرویی تک برگ سند نباشد، از خریدار دوم به بعد، وجود برگه کمپانی و آخرین بنچاق در دفترخانه الزامی است.

 

بیمه نامه خودرو

بر طبق قانون مدنی، وجود بیمه شخص ثالث فعال (چه برای یک روز، چه برای یک سال) در حین معامله در دفترخانه واجب و ضروری است. بیمه بدنه برخلاف بیمه شخص ثالث جز مدارک واجب معامله نبوده و شخصی و اختیاری است.

 

برگه عوارض سالیانه خودرو

عوارض سالیانه خودرو که جز دیون دولتی و مدارک مورد نیاز در دفترخانه محسوب می‌شود، در دفاتر پیشخوان دولت یا دفاتر مربوط به شهرداری قابل پرداخت است.

تذکر: مالک سابق خودرو باید در حین معامله در هر سال، عوارض خودروی مربوطه را تا پایان آن سال تسویه کند. در مواردی نیز ممکن است بین خریدار و فروشنده به‌منظور پرداخت عوارض، توافقاتی صورت گیرد.

 

کارت خودرو

در این کارت کوچک (به اندازه یک کارت عابر بانک) که به‌نوعی در حکم همان برگ سبز خودرو است (مورد تأیید نیروی انتظامی)، مشخصات مالک خودرو (در روی کارت) و مشخصات خودرو (در پشت کارت) درج  شده است. این کارت باید در تمام مواقع همراه مالک خودرو باشد تا درصورت درخواست از جانب پلیس راهنمایی و رانندگی، به ایشان نشان داده شود.

تذکر: در صورتی که کارت خودرو مفقود شده باشد، جای نگرانی وجود ندارد و فرد خریدار می‌تواند در هنگام تعویض پلاک، نامه‌ای جهت رفع این مشکل از مرکز تعویض پلاک دریافت و امضا کند.

معاینه فنی خودرو

برگه معاینه فنی جز مدارک ضروری در هنگام تعویض پلاک است که در زمان فک و تعویض پلاک مشاهده و بررسی می‌شود.  لازم به ذکر است که معاینه فنی خودرو تا سقف سالی که شهرداری تعیین نماید، مورد نیاز است؛ به عنوان مثال در سال جاری (۱۳۹۹)، خودروهای تا سال ۱۳۹۴ یا خودروهای وارداتی تا سال ۲۰۱۵ باید معاینه فنی داشته باشند.

تذکر: اگر معاینه فنی خودرو تمام شده باشد، فروشنده موظف است که معاینه فنی خودروی مربوطه را اخذ نموده و سپس به خریدار تحویل دهد و یا به‌صورت توافقی در ارتباط با این موضوع تصمیم گیری نمایند.

نکات قابل توجه در ارتباط با خودروهای وارداتی

دو حالت در ارتباط با مدارک خودروهای وارداتی وجود دارد:

حالت اول: اگر خودرو به‌صورت شرکتی وارد شده باشد. در این حالت شرکت مادر یا نمایندگی، برگه کمپانی را به خریدار می‌دهد (به‌عنوان مثال شرکت آسان موتور، شرکت مادر برای خودروهای هیوندای محسوب می شود. پس در این حالت شرکت آسان موتور به‌عنوان طرف مورد اعتماد کارخانه‌ هیوندای و نمایندگی رسمی آن، سندی با عنوان برگه کمپانی صادر می‌نماید).

حالت دوم: اگر خودرو به‌صورت شخصی وارد شده باشد. در این حالت برگه گمرکی این خودرو در حکم همان برگه کمپانی است.


مدارک نام برده، تمام مدارک مورد نیاز و واجب معامله هستند که لازم است فروشنده در حین تنظیم متن قولنامه خودرو، در مرکز تعویض پلاک و در زمان تنظیم سند قطعی در دفترخانه به همراه داشته باشد. مدارکی غیر از موارد مذكور در فوق، ضروری نیستند. به‌عنوان مثال اگر خودرویی ۴ بار معامله شده باشد، فقط سند قطعی (بنچاق) آخر نیاز است و به بنچاق‌های قبلی نیازی نیست. وجود یا عدم وجود برخی از وسایل جانبی خودرو (مانند سوییچ یدکی، ریموت یدکی، ضبط صوت، باند و به‌طور کلی اقلامی که به صورت فابریک از ابتدا به همراه خودرو بوده است) یک موضوع توافقی بین خریدار و فروشنده است.

پس از مشاهده تمام مدارک ذکر شده، نوبت به تنظیم قولنامه ماشین می‌رسد که این بخش همان طور که در مقدمه گفته شد، از مهمترین بخش‌های یک معامله به‌شمار می‌آید. در زمان تنظیم متن قولنامه ماشین باید به چندین مورد دقت و توجه شود که در ادامه این مطلب به تشریح آنان می‌پردازیم:

 

محتویات تنظیم یک قولنامه اصولی

به‌طور کلی یک قولنامه باید شامل بخش‌های زیر باشد:

  • پس از عبارت «بسمه تعالی»، عنوان «مبایعه نامه» یا «توافقنامه»
  • تاریخ و ساعت تنظیم قولنامه
  • مشخصات اولیه فروشنده و خریدار: این مشخصات شامل نام، نام خانوادگی، نام پدر، تاریخ تولد، کد ملی، محل صدور، کد پستی و آدرس هستند. 

تذکر: فردی که نام او به‌عنوان فروشنده در قولنامه ثبت شده است باید مالک سند قطعی و بنچاق یا برگه کمپانی باشد و یا به‌عنوان وکیل فروشنده معرفی شده باشد. (که در این‌صورت باید نامه وکالت معتبری از دفترخانه و حق امضا ارائه دهد). در غیر این‌صورت تنظیم قولنامه با این فرد به هیچ وجه جایز نبوده و خریدار می‌تواند با عنوان «فروش مال غیر» از فروشنده شکایت کند که این امر تبعات کیفری سنگینی به همراه خواهد داشت. همچنین در ارتباط با خریدار نیز اطلاعات قابل درج در متن قولنامه خودرو باید با اطلاعات واقعی فرد مطابقت داشته باشد چرا که امروزه بر طبق قانون، به‌منظور دریافت چک‌های بانکی برای مبالغ بالای ۲۰۰ میلیون تومان (قانون مربوطه تا تاریخ مهر 1399)، قولنامه باید به بانک ارائه و چک بانکی نیز از فرد خریدار صادر شود.

  • مشخصات کامل خودرو: این بخش شامل مشخصاتی از قبیل نوع خودرو، مدل خودرو، شماره شاسی، شماره موتور و غیره است.

تذکر: خریدار باید در هنگام معامله، اصالت و ویژگی‌های خودرو را با اطلاعات درج شده در سند مقایسه و بررسی نماید. اما اگر در برخی از موارد به هر دلیلی این امکان برای خریدار محترم وجود نداشته باشد که اصالت خودروی مربوطه را تشخیص دهد، به طور معمول از روی خود سند، اطلاعات خودرو را یادداشت می‌کنند. چه بسا تشخیص اصالت خودرو بر عهده مراکز تعویض پلاک است. لذا اگر موارد مکتوب نیز صحیح نباشند، جای نگرانی وجود ندارد زیرا بررسی صحت این مورد در نهایت بر عهده مراکز تعویض پلاک است.

  • ثمن معامله: مبلغ کل خودرو باید به‌طور واضح و مشخص به حروف و عدد در قولنامه نوشته و همچنین مبلغ بیعانه نیز تعیین و پرداخت شود. در نهایت الباقی ثمن معامله باید در تاریخی که طرفین به صورت توافقی مشخص می‌نمایند و در دفترخانه‌ای که قرار است امور مربوط به وکالت انجام گیرد (یا در مرکز تعویض پلاک) پرداخت شود.

تذکر: فراموش نشود که تاریخ مراجعه‌ی فروشنده و خریدار به دفتر اسناد رسمی و مراکز تعویض پلاک به‌منظور پرداخت ثمن معامله، تعیین و ذکر شود.

  • تاریخ و ساعت تحویل خودرو
  • نحوه انتقال: عبارتی در قولنامه باید با مضمون نحوه انتقال بصورت وکالت (وکالت فروش یا وکالت کاری با تعیین زمان دقیق) یا با حضور فیزیکی فروشنده، درج شود.
  • حق فسخ قرارداد: حق فسخ جز شروط اصلی هر مبایعه نامه است لذا باید با توجه به شرایط طرفین، زمان (از یک روز تا یک سال) و مبلغ (از مبالغ پایین تا مبالغ بسیار بالا) مشخصی برای فسخ قرارداد در قولنامه تعیین و مکتوب شود.

سایر نکات مهم در تنظیم قولنامه

  • پس از بررسی دقیق و تکمیل مراحل فوق، طرفین معامله اقدام به امضای اسناد و درج اثر انگشت با حضور حداقل دو شاهد در دفتر اسناد رسمی می‌نمایند.
  • پیش از تحویل خودرو به خریدار، تمام امور حقوقی و کیفری این خودرو مانند توقیفی‌ها، خلافی‌ها، عوارض شهرداری و دیگر دیون دولتی به عهده فروشنده بوده و فروشنده باید تمام این موارد را پرداخت و تسویه نماید. 
  • هزینه‌های تنظیم سند و نقل و انتقال به‌طور کلی در هر شهر و شرایطی بر اساس عرف متفاوت است. به‌عنوان مثال در شهر تهران هزینه‌های مربوط به تنظیم سند و نقل و انتقال برعهده‌ی فروشنده است اما در برخی از شهرهای جنوبی و غربی، بخشی از این هزینه برعهده خریدار و بخش دیگر بر عهده فروشنده و یا حتی ممکن است که  تمام هزینه برعهده خریدار باشد.
  • پس از تحویل خودرو به خریدار، هزینه‌های مربوط به  فک و تعویض پلاک برعهده‌ی خریدار است.
  • موارد گفته شده در این مطلب، پایه و اساس یک قولنامه خرید خودرو است اما شاید بر اساس نیاز، شروط دیگری نیز در مبایعه نامه ذکر شود (به‌عنوان مثال مواردی از قبیل رنگ شدگی خودرو، محل توقف خودرو و انجام کارشناسی خودرو بر اساس توافقات طرفین و صلاح هر شخص نوشته می‌شوند). 
  • لازم به ذکر است که به طور معمول در دستگاه‌های قضایی، اعتبار قولنامه دست نویس تا زمان تنظیم سند قطعی است. اما اگر در این فاصله موارد ناگهانی از قبیل کلاهبرداری، توقیف و مشکلات قضایی برای این خودرو رخ دهد، از طریق قولنامه قابل پیگیری است (حتی اگر سند قطعی هم صادر شده باشد) اما از نظر برخی از افراد با ثبت سند قطعی، بندهای قولنامه باطل می‌شود.

توصیه می شود که تنظیم قولنامه به دلیل اهمیت بسیار بالای آن، توسط افراد ورزیده و باتجربه صورت گیرد که در اینجا نیز کارشناسان مجموعه اُتولِتو به تمام بندهای ضروری قولنامه آگاه هستند و می‌توانند جهت تنظیم صحیح متن قولنامه، برای فروشندگان و خریداران محترم خودرو ارائه خدمت نمایند.